Previamente a la fecha señalada para llevara al cabo las reuniones, deberán reunirse los funcionarios coordinadores y los que organizan la reunión.
El objetivo de las reuniones o juntas de coordinación es afinar detalles para la organización del evento.
En este tipo de juntas se trataran los puntos realmente importante para la organización general del evento, fundamentalmente:
- La confirmación de los lugares sede, según el calendario
establecido.
- Locales en donde se desarrollaran las sesiones, a fin de dar la
información oportuna de los asistentes e invitados.
- precisión de las políticas y normas, con el objeto de enviar
invitaciones especiales a funcionarios del sector publico y
privado,
- Especificación del nombre, orientación temática y lugar de
localización de conferenciantes y ponentes y/o expositores,
- Aproximación del tema,
- Precisión de los asuntos que serán tratados durante el
desarrollo de las reuniones.
- Elaboración de las proformas para la orden del día,
- Manejo de las relaciones de posibles asistentes e invitados
especiales, asuntos tratados, extensión de los mismos o cualquier
otro circunstancia especial, la jornada de trabajo sea mayor o
menor que la ordinaria, y
- La relación de elementos de apoyo audiovisual que se utilizaran
durante las sesiones de trabajo, a fin de tomar las providencias
necesarias.
Actividades previas al desarrollo de la reunión.
Previamente a la celebración de la reunión y después de las juntas de coordinación, de la confirmación de la lista de asistentes e invitados especiales y la de los expositores, conductores, directos y personas que ocupen el presidium, se verifica la realización de las siguientes actividades:
- Selección de un local adecuado para llevar al cabo la reunión y
verificación, que tiene espacio suficiente y ambiente agradable;
- Formación e integración del presidium (recuérdese lo señalado sobre
este en particular)
- Ratificación de invitaciones a personalidades;
- Designación de lugares que ocuparan los invitados especiales y de
distribución de las localidades en función del numero de asistentes.
- Instalación de equipo de sonido y verificación de su funcionamiento;
- Instalación de la grabadora;
- Verificación del material audiovisual
- Colocación del proyector o proyectores de pantalla y extensiones
eléctricas.
- Preparación para atender a los conferencistas y presidium (jarra
con agua, vasos, ceniceros, etc.)
http://sistemas.itlp.edu.mx/tutoriales/comadmva/t512.htm
una organizacion previa a una reunion de trabajo es muy importante puesto que sin ella no se tiene bien definido el que se ara en la reunion, los temas a tratar, lo que se tendra sobre la mesa, el lugar y fecha indicados de donde y cuando sera, tambien es necesario e importante para saber el orden si en dado caso fuera en forma de exposicion, tambien para saber la duracion aproximada de la reunion y poderla planear con tiempo e informarle a los invitados que se presenten, asi pueden ajustar si agenda para asistir.
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